Aanbesteden en het coronavirus (COVID-19): “dwingende spoed?”

apr 06, 2020

De uitbraak van het coronavirus is een wereldwijde crisis. Waar veel bedrijven noodgedwongen de deuren gesloten houden, draait de zorg op volle kracht. Van onze ziekenhuizen en andere zorginstellingen wordt nu en in de komende weken/maanden veel gevraagd. Voor al deze extra zorg zijn niet alleen extra handen vereist, maar ook producten zoals persoonlijke beschermingsmiddelen en beademingsapparatuur.

De meeste zorginstellingen in Nederland zijn een aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012. Dit betekent dat zij bij de inkoop van diensten en materialen zijn gehouden om de (Europese) aanbestedingsregels na te leven. Een aanbestedingsprocedure neemt echter al snel enige weken in beslag; tijd die deze zorginstellingen als gevolg van het coronavirus vaak niet hebben. In een dergelijke urgente situatie hebben aanbestedende diensten echter de ruimte om bijvoorbeeld termijnen van een aanbestedingsprocedure te verkorten of – in geval van dwingende spoed – een onderhands (een-op-een) te gunnen. Dit heeft de Europese Commissie middels haar mededeling van 1 april 2020 (Publicatieblad Europese Commissie, C 108I) bekendgemaakt.

In urgente situaties is het toegestaan om termijnen in een Europese aanbestedingsprocedures te verkorten. Zo kan de inschrijftermijn in een openbare procedure worden verkort tot 15 dagen en in geval van een niet-openbare procedure tot 10 dagen. Dit maakt sneller gunnen mogelijk. Overigens is het ook mogelijk om verkorte termijnen toe te passen nationale aanbestedingsprocedures volgens het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016).

In uiterst spoedeisende gevallen (“dwingende spoed”) kan een opdracht worden gegund zonder een aankondiging in het Europese publicatieblad (in NL via TenderNed). De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (onderhandse gunning) kan worden toegepast indien “voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen van de openbare procedure, de niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed niet in acht kunnen worden genomen als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.

De Europese Commissie heeft bevestigd dat de uitbraak van het coronavirus een gebeurtenis is die niet kon worden voorzien. De Commissie noemt in haar mededeling expliciet de specifieke behoeften van zorginstellingen met het oog op de verstrekking van behandelingen, persoonlijke beschermingsmiddelen, beademingsapparatuur, extra bedden en aanvullende intensive care- en ziekenhuisinfrastructuur, met inbegrip van alle technische uitrusting. Dergelijke opdrachten kunnen waarschijnlijk – als gevolg van de stijgende lijn van de infectiecurve – zonder (verkorte) aanbestedingsprocedure worden gegund, aldus de Commissie.

Bij toepassing van “dwingende spoed” zal een aanbestedende dienst per geval moeten beoordelen of aan elk van de volgende criteria wordt voldaan:

  • Gebeurtenissen die door de desbetreffende aanbestedende dienst niet konden worden voorzien;
  • Dwingende spoed die het in acht nemen van de algemene termijnen onmogelijk maakt;
  • Oorzakelijk verband tussen de onvoorziene gebeurtenis en de dwingende spoed;
  • Slechts gebruikt om de periode te overbruggen tot er stabielere oplossingen kunnen worden gevonden.

Let op: de aanbestedende dienst dient ook in geval van onderhandse gunning een proces-verbaal op te stellen. In het proces-verbaal dient aandacht te worden besteed aan de omstandigheden die een onderhandse gunning (wegens dwingende spoed) rechtvaardigen.

Voor meer informatie over dwingende spoed in geval van aanbestedingsprocedures kunt u contact opnemen met mr. Peter van Limpt