Inschrijven met een combinatie: let op de ondertekening

“Winnaar” alsnog ongeldig wegens niet correcte ondertekening inschrijvingsbiljet

Voorzieningenrechter rechtbank Den Haag, 16 november 2017 ECLI:NL:RBDHA:2017:13289

De voorzieningenrechter van de rechtbank Den Haag oordeelde recent dat een inschrijver moet worden uitgesloten wanneer hij niet heeft voldaan aan de vereisten voor ondertekening. Wat was er aan de hand? Rijkswaterstaat (hierna: ‘RWS’) heeft een raamovereenkomst gesloten met meerdere partijen waaronder Antea en de Combinatie bestaande uit zeven bedrijven. Vervolgens heeft er een minicompetitie plaatsgevonden. Hoofdstuk 7 van de ARW is van toepassing op deze aanbesteding. Antea en de Combinatie hebben ingeschreven en vervolgens heeft RWS haar voornemen geuit om de opdracht te gunnen aan de Combinatie.

Antea stelt in het kort geding dat de inschrijving van de Combinatie ongeldig is en terzijde moet worden gelegd. Volgens Antea zou de Combinatie het inschrijvingsbiljet onjuist hebben ingevuld en ondertekend. Op het biljet is vermeld dat als er meerdere inschrijvers zijn deze allemaal het biljet moeten ondertekenen. Het inschrijvingsbiljet van de Combinatie zou slechts door een van de zeven ondernemers zijn ondertekend.

Alle combinanten moeten het inschrijvingsbiljet ondertekenen

De voorzieningenrechter volgt Antea in haar standpunt en oordeelt als volgt: In de Aanbestedingswet 2012 wordt een inschrijver gedefinieerd als ‘een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend’. In dit geval is sprake van zeven ondernemingen die op de opdracht wilden inschrijven. Weliswaar hebben zij in dit kader een samenwerkingsverband, maar “een combinatie” is geen ondernemer of onderneming en deze bezit ook geen rechtspersoonlijkheid. Gunning aan een combinatie leidt er dan ook toe dat er een overeenkomst wordt gesloten met de tot de Combinatie behorende ondernemingen. Die ondernemingen hadden dan ook allemaal op het inschrijvingsbiljet als inschrijver moeten worden vermeld en hadden ook allemaal dit biljet moeten ondertekenen. In deze casus staat op het inschrijvingsbiljet ook uitdrukkelijk vermeld dat in geval van meerdere inschrijvers alle inschrijvers het biljet dienen te ondertekenen. Indien een combinatie als één inschrijver zou worden aangemerkt, zou dit een loze zinsnede zijn, aldus de voorzieningenrechter.

De voorzieningenrechter gebiedt RWS de inschrijving van de Combinatie ongeldig te verklaren en voor zover RWS wenst te gunnen een nieuwe gunningsbeslissing ten gunste van Antea te nemen.

“Klein” foutje met fatale gevolgen

Het niet correct invullen van het inschrijvingsbiljet heeft dit keer fatale gevolgen voor de aanbestedende dienst en de betreffende inschrijver. Het leidt tot ongeldigheid van de inschrijver met de beste inschrijving. Zeer regelmatig stellen aanbestedende diensten ons de vraag of een inschrijver zijn inschrijvingsbiljet en de UEA wel correct hebben ingevuld. Vaak zijn de belangen groot en wil de aanbestedende dienst een zorgvuldige afweging maken. Ook bedrijven stellen ons vaak vragen over de in te vullen inschrijvingsbiljetten, de UEA en andere in te dienen gegevens. Voor zowel aanbestedende dienst als inschrijvers is zorgvuldig handelen gewenst. Vanzelfsprekend dient een aanbestedende dienst voorafgaand aan de aanbesteding te controleren of de informatie geen inconsistenties bevat en er bijv. geen formulefouten in het inschrijvingsbiljet zitten. Voor inschrijvers is het van belang dat zij ruim voorafgaand aan de inschrijving de inschrijfdocumenten controleren, eventueel daarover vragen stellen en er vervolgens voor kunnen zorgen dat de “invuloefening” conform de eisen is.