Winnaar op papier versus beste opdrachtnemer

In maart en april stond een groot aantal presentaties op het programma voor studenten, inkopers, postacademici, ondernemers en overheid. Onderwerpen die aan bod kwamen waren o.a. slim inkopen en inschrijven en het selecteren van opdrachtnemers bij aanbestedingsprocedures.

Selectie opdrachtnemer

Een terugkerend onderwerp was het kiezen van de beste opdrachtnemer tijdens een aanbestedingsprocedure. Dat dit kiezen een vak apart is, bleek wel uit de interactie met verschillende deelnemers tijdens deze bijeenkomsten. In de praktijk blijkt het niet eenvoudig om die gunningscriteria zo te formuleren dat de beste opdrachtnemer wint. Een aantal van de betrokken deelnemers bevestigde dat gunningscriteria meestal worden gekopieerd van een eerdere vergelijkbare aanbestedingsprocedure.
Het gevolg van het niet goed formuleren van die criteria kan zijn dat degene die als beste uit de beste bus komt – en dus op papier de beste is – niet de beste opdrachtnemer zal zijn.

Hoe het doel bereiken?

Belangrijk bij iedere aanbestedingsprocedure is dat de aanbesteder de tijd neemt om de te bereiken doelen op te schrijven en daarna pas de (inhoudelijke) eisen (PVE) en de (selectie en) gunningscriteria te kiezen en te concretiseren, zoals prijs, kwaliteit, rentabiliteit, leveringstermijnen en klantenservice. Als dat gereed is, dan is het aan te bevelen om te controleren of met de opgestelde criteria de doelen wel worden bereikt. Dat lijkt eenvoudig, maar dat is het vaak niet.

Praten

Voor elke opdracht is het weer de kunst om die criteria te gebruiken die leiden tot het beste resultaat en dus de beste opdrachtnemer. Dat vergt inzicht in de regels (wat is mogelijk?) en de nodige creativiteit bij het geven van invulling van deze criteria. Wat de aanbesteder vooraf wil weten is of de inschrijver de opdracht kan uitvoeren en zijn afspraken nakomt. Het opvragen van bijv. referenties levert niet zoveel inzicht op. Er zijn betere opties te bedenken zoals bijv. het houden van vraaggesprekken over het bedrijf en het personeel in relatie tot de uit te voeren werkzaamheden. Dit sluit aan bij de nieuwe regels voor het Europees aanbesteden die over ongeveer twee jaar in Nederland moeten zijn geïmplementeerd in de Nederlandse Aanbestedingswet. In de nieuwe Europese Richtlijn (art. 67) zijn nieuwe gunningscriteria vermeld, zoals de toegankelijkheid en geschiktheid van het ontwerp, maar ook de organisatie, de kwalificatie en ervaring van het personeel. De nu in de Aanbestedingswet opgenomen gunningscriteria zoals prijs, kwaliteit, termijnen, service, etc. zijn ook vermeld in de nieuwe Europese Richtlijn.

Last but not least: één wondermiddel om de beste opdrachtnemer te selecteren bestaat niet. Goede kennis van de regels, gezond boerenverstand en een dosis creativiteit kunnen helpen om het gewenste resultaat te bereiken.